Ablauf beim stillen Factoring
Stilles Factoring ist mehr als der Verkauf einer Rechnung. Wir zeigen beide Prozesse: den Weg bis zum Vertrag und die tägliche Abwicklung danach, samt der Frage, wer eigentlich mahnt, wenn Ihr Kunde nicht zahlt.
Wie läuft stilles Factoring ab?
Beim stillen Factoring durchläuft ein Unternehmen zwei Prozesse: Vor dem Start prüft die Factoringgesellschaft Debitorenstruktur, Bonität und Abläufe, danach folgen Vertrag und Kontoeinrichtung. Im laufenden Betrieb stellt das Unternehmen die Rechnung wie gewohnt, reicht sie beim Factor ein und erhält kurzfristig einen Großteil des Betrags.
Der Weg zum Vertrag
Bevor die erste Rechnung verkauft wird, steht eine Prüfung. Weil die Factoringgesellschaft im stillen Verfahren auf die direkte Rechnungsprüfung beim Kunden verzichtet, schaut sie sich Ihr Unternehmen genauer an als beim offenen Factoring. Dieser Vorlauf dauert je nach Anbieter und Unterlagenlage einige Wochen.
Für die Prüfung verlangen Anbieter typischerweise eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung, den letzten Jahresabschluss und eine Übersicht Ihrer offenen Posten. Je vollständiger die Unterlagen, desto schneller das Angebot.
Ein Punkt wird dabei oft übersehen: Hat Ihre Hausbank eine Globalzession auf Ihre Forderungen, muss sie die betroffenen Rechnungen freigeben, bevor der Vertrag zustande kommt. Viele Mittelständler haben eine solche Abtretung vor Jahren im Rahmen der Kontokorrentlinie eingeräumt und erinnern sich erst daran, wenn der Factor danach fragt. Prüfen Sie Ihre Kreditverträge früh, das kann den Prozess deutlich beschleunigen.
Der laufende Betrieb
Steht der Vertrag, wiederholt sich derselbe Zyklus mit jeder Rechnung. Für Ihre Kunden bleibt dabei alles beim Gewohnten: Sie erhalten die Rechnung von Ihnen, überweisen auf die darin genannte Bankverbindung und haben im normalen Ablauf keinen direkten Kontakt zur Factoringgesellschaft.
Der Einbehalt, also die Differenz zur vollen Rechnungssumme, ist kein Kostenblock, sondern eine Sicherheit. Er deckt Skonti, Gutschriften und Rabatte ab, die nach der Auszahlung noch anfallen können, und wird nach Zahlungseingang mit Ihnen abgerechnet.
Die Auszahlungsquote und die Dauer bis zur Gutschrift hängen vom Vertrag ab. Die genannten Werte sind Orientierung, kein verbindliches Angebot.
Das Sonderkonto im stillen Verfahren
Damit der Forderungsverkauf nach außen nicht aktiv sichtbar wird, darf die Bankverbindung auf der Rechnung keinen Rückschluss auf den Factor zulassen. Gelöst wird das häufig über ein Sonderkonto, das auf Ihren Firmennamen läuft, dessen Zahlungseingänge aber zugunsten der Factoringgesellschaft gesichert sind. Üblich sind Abtretung oder Verpfändung. Die konkrete Lösung ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich.
Rechtlich liegt dem eine stille Zession zugrunde, also eine Forderungsabtretung, die dem Schuldner nicht angezeigt wird. Worin sich das vom Zahlungsweg beim offenen Verfahren unterscheidet, zeigt der Vergleich von offenem und stillem Factoring.
Mahnwesen und Debitorenmanagement
Hier liegt der Punkt, an dem das stille Verfahren seinen Preis fordert. Im verdeckten Verfahren bleiben Debitorenkommunikation, Zahlungserinnerungen und Mahnwesen meist zunächst bei Ihrem Unternehmen, weil der Factor nach außen nicht sichtbar auftreten soll. Eskalationen, Inkasso oder eine Offenlegung erfolgen nur nach vertraglicher Regelung und in Abstimmung mit dem Factor.
Das bedeutet konkret: Sie mahnen den Kunden selbst, dessen Geschäftsbeziehung Sie mit dem stillen Verfahren eigentlich schonen wollten. Beim offenen Full-Service-Factoring übernimmt der Factor diese Aufgabe. Wer Diskretion wählt, muss damit rechnen, dass ein größerer Teil der Debitorenarbeit im Haus bleibt. Das wird selten so deutlich gesagt und gehört in jede Entscheidung.
Praktisch heißt das: Ihre Buchhaltung braucht ein funktionierendes Mahnwesen, bevor der erste Vertrag steht. Genau deshalb steht ein professionell geführtes Debitorenmanagement auf der Prüfliste jeder Factoringgesellschaft. Wer seine offenen Posten nicht im Griff hat, wird das stille Verfahren nur schwer bekommen.
Wie eng ein Anbieter die Eskalationsstufen fasst, unterscheidet sich erheblich. Manche greifen bereits nach der zweiten Mahnung ein, andere lassen Ihnen deutlich mehr Spielraum. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben. Wir helfen dabei, passende Anbieter zu finden.
Was sich in Ihrer Buchhaltung ändert
Nach außen bleibt alles beim Alten, intern kommen einige Handgriffe hinzu. Weil Debitorenbuchhaltung und Mahnwesen beim stillen Verfahren häufig nicht vollständig an den Factor abgegeben werden, bleibt der Aufwand höher als beim offenen Full-Service-Factoring. Die meisten Betriebe integrieren das nach wenigen Wochen in den Alltag.
Wie die einzelnen Vorgänge zu verbuchen sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Factoringgesellschaft stellt dafür die nötigen Abrechnungen bereit.
Welche Rechnungen sich eignen
Nicht jede Forderung lässt sich verkaufen. Für stilles Factoring eignen sich vor allem vollständig erbrachte, unstrittige und eindeutig abrechenbare Leistungen. Sobald Ihr Kunde Einwendungen erheben kann, etwa wegen Mängeln, Teilleistungen, Abschlagsständen oder offenen Abnahmen, wird die Forderung für den Factor schwierig.
Der Grund liegt im Verfahren selbst. Beim offenen Factoring kann der Factor beim Kunden nachfragen, ob die Leistung abgenommen und die Rechnung anerkannt ist. Im stillen Verfahren fällt diese Möglichkeit weg. Er kauft die Forderung an, ohne sie beim Schuldner verifizieren zu können, und verlässt sich darauf, dass sie unangreifbar ist.
Genau daran scheitern Abschlagsrechnungen und Leistungen, deren Abnahme noch aussteht. Ob Ihre Rechnungsstruktur passt, klären wir in der Vorprüfung. Welche Anforderungen darüber hinaus gelten, steht bei den Voraussetzungen für stilles Factoring.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Auszahlung beim stillen Factoring?
Nach Einreichung der Rechnung erhalten Sie den Großteil des Betrags kurzfristig, üblich sind 80 bis 90 Prozent. Die genaue Frist und die Quote regelt Ihr Factoringvertrag und hängt vom Anbieter ab.
Wer mahnt beim stillen Factoring?
Zahlungserinnerungen und Mahnungen bleiben meist zunächst bei Ihrem Unternehmen, weil der Factor nach außen nicht sichtbar auftreten soll. Ab welcher Stufe er eingreift und wann Inkasso greift, regelt der Factoringvertrag.
Was ist verstecktes Factoring?
Verstecktes Factoring ist ein anderes Wort für stilles Factoring. Gebräuchlich sind ebenso verdecktes und nicht offengelegtes Factoring. Gemeint ist immer der Forderungsverkauf, ohne dass der Kunde darüber informiert wird.
Was passiert, wenn mein Kunde nicht zahlt?
Zuerst mahnen Sie selbst, ohne den Factor zu erwähnen. Bleibt die Zahlung aus, greifen die im Vertrag vereinbarten Stufen bis hin zu Inkasso oder Offenlegung. Wer den Ausfall wirtschaftlich trägt, hängt davon ab, ob echtes oder unechtes Factoring vereinbart ist.
Welche Rechnungen kann ich einreichen?
Geeignet sind vollständig erbrachte, unstrittige und eindeutig abrechenbare Leistungen an gewerbliche Kunden. Schwierig wird es bei Mängelrügen, Teilleistungen und Abschlagsrechnungen, weil der Kunde dann Einwendungen erheben kann.
Wie oft muss ich Rechnungen einreichen?
Das regelt Ihr Vertrag. Üblich ist eine regelmäßige Übermittlung der Rechnungsdaten, oft täglich oder wöchentlich, meist digital über ein Portal des Anbieters. Je häufiger Sie einreichen, desto gleichmäßiger fließt Ihre Liquidität.
